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多组织的数字档案管理系统(BS,JAVA)

发包方 : Zhsoftjzx 状态 :火热竞标中
项目编号 : 225616
项目预算 : 竞标出价
开发周期 : 30 天
技能 : Java Oracle
类别 : -
发布日期 : 2018-08-02
竞标后显示联系方式

描述

档案管理系统按照我国标准的档案管理模式,对档案进行各个环节的管理。实现公文收集、整理、立卷、统计、移交、查询、打印、著录、网上借阅等功能,减轻档案管理人员手工抄写的工作。
(1)档案案卷管理
为档案管理部门提供对案卷进行综合的管理的功能,实现案卷的自动组卷、案卷合并、拆卷、加入当前卷、拆出当前卷、案卷的借阅申请、案卷的销毁申请和案卷实物文件的备份等操作。
(2)档案数据录入管理
为档案管理部门提供对各种类型的档案进行归档整理功能,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。支持文件扫描录入和手工录入。
(3)公文预归档
档案归档包括两部分工作:
档案管理的前置:“文档一体化”的实质是把文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起,“文档一体化”旨在加强档案管理部门对文件管理的超前控制,保证档案的质量,同时减少档案部门的工作程序,避免无谓的重复劳动,使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是“文档一体化”的基础性工作,所以在公文产生到运转的每一个环节,均应体现档案工作的要求。
公文归档的部分工作由拟稿人、文秘等人员在公文流转过程中完成,最终归档操作(放入预归档档案子模块中)可由文秘或档案管理人员做(权限可根据用户实际需求设定,比如总局由档案管理人员负责,分局由办公室文秘负责)
档案工作:公文流转结束后公文放入预归档模块中,可由档案管理人员(权限同样可根据实际需求设定)进行集中归档。在这个环节中,前置阶段产生的档案信息自动带过来,档案管理人员主要是补充与档案管理相关的信息,最终按“一文一卷”原则正式归档。
(4)正式档案管理
将预归档公文正式归档、立卷。立卷库中存放已经归档的正式档案,档案人员将需要归档的文件送到立卷库中以后,并可对这些文件进行整理:
合并归档:可将选定的档案合并到一卷,并生成统一的卷号;
取消合并归档:可将合并归档的档案取消合并;
生成档号:生成档案号;
转为资料:可将档案送到资料库;
封存档案:可将档案转为历史档案封存。
设定特殊权限者:可以设定查看当前档案的特殊权限者,具有该权限的用户可以不用填写借阅单直接查看档案,方便业务人员对自己办理的公文进行快速查看。
档案转为资料或封存后,可退回立卷库,对档案进行其他处理。
(5)档案类别、档号信息维护
系统提供档案类别管理、档案信息维护模块,可维护系统内档案的所有类别,通过系统档号信息维护功能,实现对系统内目前所使用的某类档案的档号中的流水号修改功能。也可将此档号删除,删除后流水号重计。
(6)档案借阅
借阅管理主要是对纸介质的工程图纸、文书档案等文件的借阅管理。它帮助管理员记录每次的借阅人姓名、借阅文件的有关信息、借阅时间以及设置借阅人的借阅期限、每个人最多借阅文件的个数,还能判断每个借阅人是否有权借阅该文件等。
另一方面,借阅管理还能用归还管理对已借出的文档进行归还和续借管理,利用催还管理检索到期未归还的文档,利用借阅统计查看所有借阅已归还和未归还的文档情况,利用检索管理查看所有终端的网上浏览电子文件情况。通过预约管理,用户可以在规定时间内借阅已申请预约的档案。
其功能子项包括:
档案预约
预约档案有两种情况:一种是用户在借阅档案时,该档案已被借出,这时用户需进行预约申请。在该档案被归还时,系统自动向预约用户发送通知。另外一种是用户在档案查询子系统中进行预约申请时,该档案没有被借出,这时预约成功,系统将给用户分配预约号,以及取走期限。在取走期限之内,用户向管理员提供预约号,管理员进入到预约管理模块中,此时,档案管理员可以同意借阅或不同意该用户借阅。
档案归还
为用户借阅的书籍办理归还、续借业务,档案部门负责人通过此模块来办理归还、续借业务,通过查询借阅人编号来检索用户的借阅档案,如果用户需要办理续借业务,那么需要填写续借期限,如果是办理归还业务,只需要将选择的档案归还,并修改档案库存。
档案催还
催还管理主要是为查找到期未归还的文档提供了多种方便、易用的检索方法。
检索未归还数据的方法共有四种,分别是按借阅人、按借阅部门、按日期和按档案催还。每种方法中又分成两种方式,一种是“催还过期未还的档案”,这种方式把所有过期的档案均列于表内,另一种方式是“按已借出时间催还”,用这种方式检索时,用户还需要指明超越借阅期限的天数,这样系统将只列出超越应归还日期指定天数的未归还文档。
借阅统计
借阅统计就是对借阅情况进行各种统计。借阅情况包括借阅已归还的和未归还的,使档案部门能够实时的统计档案的利用率。
(7)汇总统计
统计是表册或数字的形式,揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程及其一般规律的工作,同时也可以让档案管理人员随时掌握馆藏情况。
(8)编目打印
按照国家档案局的对档案编目的格式化要求,由计算机自动完成对相应项目的自动打印。主要包括归档文件目录、文件备考表、案卷目录、案卷封面等。
(9)移交接收
对于在政务协同办公系统中即文档一体化中产生的文件随时归档移交即进行逻辑归档,再定期对公文数据库中的当年全部电子文件和纸质文件进行物理归档;对于不在协同办公系统中运转的文件扫描后纳入协同办公系统中归档移交;对于纸质文件的移交仍执行国家档案局对各类档案移交的管理办法。
(10)档案销毁管理
该模块主要管理已归档文件的密级、保管期限的更改和文件的销毁。若某份文档需要作上述处理,可按以下步骤操作。
首先使用“鉴定申请”选择需要变更或销毁的文档,并可将此目录打印出来,请领导签字;
经签字批准后的文档需在“鉴定处理”里用“变更”键修改该文档的密级和保管期限,用“销毁”键将该文档从档案库中移到销毁库中,也可用“还原”键取消对该文档的鉴定申请,重新入档供用户检索。
(11)档案数据检索
通过档案数据检索系统,用户可以定义灵活、方便的数据检索方法,实现档案资料网上查询,查询采用全文检索,或按字段查询表达式的方式进行。
检索方式包括复合检索、模糊检索、分类检索,可从多个角度查询所需的资料,并可以及时对数据库进行全文漫游检索。
(12)库房信息管理
库房管理包括库房温湿度登记和设置存放位置功能。

本系统要适应多组织共同使用的档案管理模式,各个下辖子组织共用一个档案管理系统,数据逻辑分离,管理逻辑分离,卷宗独立。

技术要求: j2EE开发,界面友好,操作简单,html5响应式框架优先。

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